Toimitusjohtajan kynästä: Miten teet parempia hankintoja julkisen rahan käyttäjänä?
Julkiset hankinnat muodostavat kokonaisuudessaan niin suuren rahavirran ja vaikutusketjun, ettei kukaan toimija yksin voi taata veronmaksajien euroille parasta mahdollista vastinetta. Mielestäni tarvitsemme enemmän suoraa puhetta ja yhteisiä päämääriä hankintoja tekevien tahojen ja tarjoajien välillä.
Olen havainnut, että moni julkisista hankinnoista vastaava ammattilainen kuitenkin kokee, että häneltä puuttuu tarvittavaa hankintaosaamista, tietotaitoja ja verkostoja. Eikä tämä ole ihme, sillä markkina muuttuu jatkuvasti ja vaihtoehtoja tuotteissa ja palveluissa on joka päivä enemmän.
Julkisen puolen hankkijat ja heille ratkaisuja tarjoavat tahot ymmärtävät luonnollisesti tarpeen ja tarjonnan lainalaisuudet parhaiten omasta näkökulmastaan. Juuri toteutetussa mentorointiohjelmassa havaitsimme kuitenkin, että kumppanin arjen syvällisempi tunteminen voi tarjota merkittävää lisäarvoa kaikille osapuolille.
Avaan tässä tekstissä ohjelman tärkeimpiä oppeja ja huomioita kaikille hankintojen parissa toimiville.
Vinkkini julkisten hankintojen tekoon
- määritä tarve ja käyttökohde mahdollisimman tarkkaan
- etsi luotettavat tietolähteet, joihin voit arjessa luottaa
- hyödynnä rohkeasti alan ammattilaista arviointikriteerien määrittämiseen
- pidä yllä verkostoja myös oman organisaation ulkopuolella ja panosta oman hankintaosaamisen kehittämiseen
- hae tietoa jo hyväksi todetuista hankintamalleista ja -prosesseista
- arvioi hankinnan vaikutukset pitkissä kantimissa kustannusten, vastuullisuuden ja tarpeen täyttymisen näkökulmista
- vaadi myös läpinäkyvyyttä ja sosiaalisen vastuun toteutumista läpi toimitusketjun
Mentorointiohjelma lisäsi kymmenien alan ammattilaisten osaamista
Suomessa on juuri toteutettu tähän asti laatuaan ensimmäisen mentorointiohjelma, jossa keskityttiin tarjoamaan valmennuksellista tukea ja sparrausta julkisiin hankintoihin alan ammattilaisille.
Ohjelman suosio kertoo todellisesta tarpeesta. Mukana oli 80 mentoroitavaa, eli hankinnoista vastaavaa henkilöä kaikilta eri hyvinvointialueilta. He saivat tuekseen 34 kokenutta mentoria, joihin sain ilokseni lukeutua mukaan.
”Ohjelmaan osallistuneilla oli yhteensä lähes 900 vuoden hankintaosaaminen.”
Ohjelma tarjosi alan toimijoille väylän kasvattaa omaa ammatillista osaamista ja verkostoja. Samalla syvensimme ymmärrystä eri osapuolten välillä, mikä on yksi vaikuttavimmista keinoista julkisten hankintojen kehittämiseen tämän päivän ja tulevaisuuden tarpeita ajatellen.
Mikä isommista investoinneista ja hankinnoista puhutaan, sitä merkittävämmäksi nousee moniammatillisen osaamisen hyödyntäminen valintojen tekemisessä ja arviointikriteerien määrittämisessä. Yhtä merkittäviä ovat myös päivittäiset päätökset, kuten käyttötarkoitukseen sopivimpien suojakäsineiden valinta, oikeaoppinen kierrättäminen tai sosiaalista vastuuta vaalivan kumppanin arvottaminen.
Hankintaosaamisen hyödyt edistävät vastuullisuutta ja voivat karsia turhia kuluja
Läpinäkyvä tiedon lisääntyminen eri toimijoiden välillä voi auttaa vastuullisuuden ja kestävien hankintojen tekemisen lisäksi säästöpotentiaalin tunnistamisessa. Ja samalla, kustannustehokkuuskin on yksi osa vastuullisuutta, etenkin kun puhutaan julkisten varojen käytöstä.
Hankinnoista vastaavalla on vastuullaan useimmiten suuri palvelu- ja tuotevalikoima, mutta kukaan ei voi olla paras asiantuntija laajan kentän joka osa-alueella. Siksi on hyvä tietää, mistä ja millaista tietoa kannattaa hakea, jotta parhaan mahdollisen hankinnan tekeminen kuhunkin tarpeeseen on mahdollista.
Tarjoajien osalta vuoropuhelu taas helpottaa tarpeeseen vastaamista juuri oikealla tuotteella, palvelulla tai ratkaisulla, mikä todennäköisemmin poikii tyytyväisempiä ja sitoutuneempia asiakkaita.
”Tarpeen tunnistaminen ja siihen sopivimmat ratkaisun löytäminen vaatii yleensä aina tiedonhakua, vuorovaikutusta ja vertailua. Mitä valinnoissa kannattaa painottaa ja mistä kaikesta vastuullisuus lopulta muodostuu?”
Kollegiaalista tukea ja verkostoja on hyvä olla myös oman organisaation ulkopuolella
Mentorointihankkeen aikana osallistujille kirkastui, kuinka tärkeää on hyödyntää konkreettisia työkaluja ja toimintamalleja, jotka palvelevat omaa arkea hankintaprossien aikana: parhaiden puolueettomien ja luotettavien tietolähteiden sekä hankintoja helpottavien teknologioiden tunnistaminen koettiin hyödylliseksi.
On myös hyvä olla tietoinen, millaisilla prosesseilla muut toimijat ovat toteuttaneet onnistuneita hankintoja ja millaiset vinkit toimivat projektin ajanhallintaan liittyen. Mentorointiohjelman yksi anti oli se, että näiden asioiden äärelle oli aikaa pysähtyä, toisin kuin usein hektisessä työarjessa.
Jatketaan yhdessä matkaa kohti kestävämpiä ja vastuullisempia hankintoja
Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino vaikuttaa kestävän kehityksen ja hiilineutraaliuden edistämiseen. Kyseessä eivät ole enää vain hyvää mieltä tuovat valinnat, vaan strategiset ja lain määrittämät edellytykset, joilla luodaan hyvää myös tuleville sukupolville. Suurin vaikuttavuus tulee siitä, että edistämme näitä asioita arjessa.
”Julkiset hankinnat ovat mainio esimerkki siitä, että raha voi ratkaista paljonkin: oikeanlaisella rahankäytöllä voimme saada suuria yleishyödyllisiä asioita aikaan.”
Hankinnoissa halvin hinta ei aina edistä vastuullisuuden toteutumista. Laadulliset kriteerit, elinkaarivaikutukset ja sosiaalisen vastuun huomioiminen ovat nousseet hintakilpailun rinnalle. Onneksi vastuullinen valinta on useimmiten pitkässä juoksussa lopulta myös se edullisempi vaihtoehto. Kokonaisuutta on katsottava rohkeasti ehkä totuttua pidemmällä tähtäimellä. Moni hankinnoista vastaava ammattilainen ajaa jo näitä asioita omassa arjessaan, ja tämänkaltaiset mentorointiohjelmat sekä niistä poikiva avoin keskustelu auttavat käymään hankintoihin liittyvää vuoropuhelua erilaisista näkökulmista myös oman yksikön sisällä.
– Katja Kääriä, toimitusjohtaja, Abena Finland Oy
Mietityttävätkö omat hankintasi? Toimitpa sitten julkisen tai yksityisen puolen edustajana, tai jälleenmyyjänä, vastaamme mielellämme mieltäsi askarruttaviin kysymyksiin. Ota meihin yhteyttä
Lisätietoja mentorointiohjelmasta
Julkisten hankintojen osaamista kehittävä mentorointiohjelma toteutettiin 27.10.2022–25.4.2023. Toteuttamisesta vastasivat Valtiovarainministeriö, Kuntaliitto ja HAUS-kehittämiskeskus osana Hankinta-Suomi-ohjelmaa.
Katso vastuullisuusraporttimme.
Tutustu terveydenhuollon tai teollisuuden ja elintarvikealan tuotteisiin