Sähköisten palveluiden rekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Abena Finland Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 15.07.2021 Viimeisin muutos 26.9.2023
1. REKISTERINPITÄJÄ
Abena Finland Oy
Y- tunnus: 2688859-7
Kutojantie 7, 02630 Espoo
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Mira Peuraniemi
mira.peuraniemi@abena.fi
+358 40 751 6225
3. REKISTERIN NIMI
Abena Finland Oyj:n sähköisten palveluiden henkilörekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Abena Finland Oy:n ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai muu.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteen hoitaminen, asiakaspalautteiden ja muiden kuluttajayhteydenottojen hoitamiseen, markkinointitarkoituksiin, sekä muihin verkkopalveluihin liittyvien tarkoitusten hoitamiseen sekä niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamisen ja toteuttamiseen.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Abena Finland Oy:n rekisteriin rekisteröidään käyttäjästä tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa verkkosivustoja käyttäessään. Näitä perustietoja ovat mm. henkilöiden yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, kieli, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä muut tarpeelliset yhteystiedot.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Yritys säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja Abena Finland Oy:n välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 10 vuotta. Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET'
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat. Tietoja saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa käyttäjä itse luovuttaa tietojaan.
Rekisteröidyn itse ilmoittamien tietojen lisäksi ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat (Lokitiedot) voidaan tallentaa. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEENULKOPUOLELLE
Abena Finland Oy käyttää Salesforcen-sähköpostimarkkinointityökalua markkinoinnissa ja asiakasviestinnässä. Tiedot voivat olla henkilön itsensä lisäksi peräisin henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Salesforce.com on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Lisäksi Abena käyttää markkinoinnissa Metan ja Googlen seurantatyökaluja.
Euroopan komissio hyväksyi 10. heinäkuuta 2023 päätöksen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Tietosuojan riittävyyspäätöksen perusteella tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueelta järjestelyyn
osallistuville yhdysvaltalaisille yrityksille ilman erillisiä 46 artiklan mukaisia suojatoimia. Salesforce.com,
Meta ja Google kuuluvat sertifioitujen yritysten joukkoon.
9. EVÄSTEIDEN (COOKIES) KÄYTTÖ
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan
usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan
sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
Käyttämämme seurantatyökalut:
Facebook Inc. -yhtiön Facebook Pixel -evästeen avulla voimme kohdentaa Facebook-mainontaa sivustollamme vierailleille käyttäjille sekä seurata mainonnan tuloksia. Finnvera ei kuitenkaan itse pysty yksilöimään sivustolla vierailleita käyttäjiä. Lisätietoa Facebook Pixel - työkalusta: https://www.facebook.com/business/learn/facebook-ads-pixel Kävijäseurantaan käytämme Google, Inc. -yhtiön Google Analytics -ohjelmaa, jonka evästeiden avulla
verkkosivustomme tunnistaa tietokoneesi, kun palaat sivuille tai selailet niitä. Palvelun avulla seurataan muun muassa sivuston kävijämääriä sekä sitä, miltä verkkosivulta kävijät ovat sivustolle tulleet ja millä sivustomme sivuilla he käyvät. Tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.
Lisätietoa Google Analytics -ohjelmasta löytyy osoitteesta https://marketingplatform.google.com/about/analytics/Google Tag Manager, jota käytetään seurantatagien hallinnoimiseen.
Käytämme Pardot -työkalua sähköpostimarkkinointiin.
10. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Abena Finland Oy:n sähköisten palvelujen käyttäjärekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvalla tavalla. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, turvallisten laitetilojen käyttö, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, tietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen ja vaadittavien salaustekniikoiden käyttö. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan, ja rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Rekisteriä käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (30 päivää). Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Abena Finland Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.
12. YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Abena Finland Oy:hyn.
- asiakaspalvelu@abena.fi
- Postitse osoitteeseen: Kutojantie 7, 02630 Espoo
Abena Finland Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.